¿Cómo implementar software administrativo en una PyME?

Las hojas de cálculo continúan como la principal herramienta para la gestión administrativa y contable de las empresas. El estudio Impacto de plataformas digitales en la gestión empresarial, realizado por la Asociación de Emprendedores de México (ASEM) en colaboración con Siigo Aspel, indica que 76.3 % las utiliza, mientras que 28.1 % emplea herramientas de facturación, 22.3 % software contable y 17.9 % un ERP.

El estudio, basado en una encuesta a 542 personas fundadoras, socias y tomadoras de decisiones, muestra que muchas empresas ya emplean tecnología, aunque sus procesos no necesariamente están conectados.

En entrevista para Compario.mx con Eduardo Pérez Figueroa, director de Operaciones para México en Siigo Aspel, explicó que una PyME puede facturar electrónicamente, vender por WhatsApp, usar hojas de cálculo y almacenar información en la nube, pero conserva separados sus datos de ventas, inventarios, cobranza y contabilidad en diferentes sitios, lo que dificulta la trazabilidad y cumplimineto fiscal.

¿Qué es un plan de implementación de software?

Un plan de implementación de software establece cómo se incorporará una herramienta a la operación de la empresa. Define qué problema se atenderá primero, qué información deberá conectarse y qué resultado se espera obtener.

La implementación puede comenzar con facturación, cobranza, inventarios, proveedores o contabilidad. La prioridad dependerá de dónde existan más errores, donde se captura repetidas ocasiones, dónde hay mayores retrasos o costos para la empresa.

El plan también debe considerar las herramientas que ya se utilizan, las integraciones necesarias, la capacitación del personal y la incorporación gradual de nuevas funciones.

¿Por dónde debe comenzar una PyME?

Antes de comparar plataformas, la empresa necesita revisar cómo administra actualmente su información. Pérez Figueroa recomienda localizar los procesos en los que un mismo dato se captura más de una vez y aquellos en los que resulta difícil obtener información confiable.

También debe identificar qué problema está generando mayores costos. Para una empresa puede ser la cobranza; para otra, el control de inventarios, los proveedores o la preparación de información contable.

“Yo creo que los empresarios, las PyMEs en particular, no tendrían por qué
digitalizar todo al mismo tiempo. Yo creo que es un tema gradual. Y aquí la
pregunta es: ¿por dónde empiezo? Y la respuesta, en mi opinión, es por donde
más te duela”, señaló

Las respuestas permiten elegir una primera función y establecer un resultado medible, como reducir capturas, conocer las cuentas pendientes o mejorar el control del inventario.

¿Es necesario contratar todos los módulos?

Una PyME no necesita automatizar simultáneamente facturación, inventarios, contabilidad, nómina, puntos de venta y gestión de clientes. La implementación puede realizarse por etapas, comenzando con la necesidad más urgente.

Contratar demasiadas funciones desde el inicio puede elevar el costo, complicar la capacitación y dificultar que el personal adopte la plataforma. También puede provocar que la empresa pague por herramientas que todavía no utiliza.

“Esta no debe ser una decisión del proveedor, esta debe ser una decisión
del empresario. Los proveedores tienden a ofrecer y a querer vender todo,
pero eso no es realista. No es realista no solamente por un tema de costo,
sino también por un tema de orden”, indicó.

La empresa puede incorporar nuevos módulos conforme aumenten sus operaciones o aparezcan otras necesidades. El criterio debe ser que cada herramienta produzca un beneficio concreto desde su implementación.

Por ejemplo, integrar facturación e inventarios puede permitir que una venta actualice automáticamente las existencias. Posteriormente, la empresa podría conectar cobranza, costos y contabilidad sin reemplazar todo el sistema.

¿Conviene un sistema en la nube o uno local?

La decisión depende de la estructura y forma de trabajo de la empresa. Un sistema en la nube puede resultar conveniente cuando existen diferentes sucursales, almacenes o puntos de venta que necesitan consultar la misma información.

Una instalación local puede responder a organizaciones que prefieren operar las aplicaciones dentro de su propia infraestructura o requieren configuraciones particulares.

Antes de elegir, la PyME debe revisar dónde trabajan sus usuarios, cómo accederán a la información, qué respaldos necesita y cuáles de sus herramientas actuales deberán conectarse.

También conviene verificar si la plataforma permite ampliar sus funciones. Una empresa puede comenzar con un solo proceso, pero necesitar nuevos usuarios, módulos o integraciones conforme crezca.

¿Qué revisar antes de contratar software administrativo?

El precio es una de las principales barreras para la digitalización. El estudio de ASEM y Siigo Aspel señala que 67.3 % de las empresas identifica el costo de las herramientas como un obstáculo.

La falta de conocimiento del personal representa otra barrera para 41.4 % de las empresas. Además, 24.9 % identifica problemas de integración con otros sistemas y 22.3 % señala resistencia del equipo para cambiar sus procesos.

Por eso, la comparación no debe limitarse al precio de la licencia. También debe contemplar:

• Implementación y configuración.
• Migración de la información existente.
• Integración con otras herramientas.
• Capacitación de los usuarios.
• Soporte técnico disponible.
• Costo de módulos y usuarios adicionales.
• Posibilidad de crecimiento.

El acompañamiento adquiere importancia cuando la PyME no cuenta con personal especializado en tecnología. Una demostración permite conocer las funciones, pero no sustituye la configuración de los procesos reales ni la capacitación de quienes utilizarán el sistema.

¿Cómo medir los resultados?

La empresa debe definir desde el principio cómo comprobará si la implementación resolvió el problema identificado. Puede medir el tiempo necesario para registrar una venta, las capturas duplicadas, las diferencias de inventario o el seguimiento de facturas pendientes.

El estudio reporta que 64.8 % de las empresas redujo errores en su gestión gracias al uso de herramientas digitales y 76.7 % ahorró tiempo de trabajo. En el área administrativa y contable, 68.5 % identificó una reducción de errores y 81.2 % señaló ahorro de tiempo.

Estos resultados muestran los beneficios que puede generar la digitalización, pero cada empresa necesita establecer sus propios indicadores. La instalación del programa no garantiza por sí sola una mejor administración: la información debe estar organizada, los procesos definidos y los usuarios capacitados.

Implementar software administrativo es un proceso gradual. La mejor solución no necesariamente es la que contiene más módulos, sino la que resuelve una necesidad prioritaria, se integra con la operación actual y puede crecer junto con la empresa.

Contenido elaborado por Compario con base en el estudio Impacto de plataformas digitales en la gestión empresarial, de ASEM en colaboración con Siigo Aspel, y en la entrevista con Eduardo Pérez Figueroa, director de Operaciones para México en Siigo Aspel.