¿Cómo elegir un software contable para PyME?

Para elegir un software contable para PyME, primero es necesario identificar los procesos que necesita controlar, las obligaciones relacionadas con su operación y la información que utilizará para tomar decisiones. El precio o la cantidad de funciones no deben ser los únicos criterios.

En entrevista para Compario, Luz María Méndez, CEO de SIAC, explicó que una empresa puede contratar una plataforma demasiado robusta o adquirir varias licencias sin haber determinado previamente qué necesita. Esto aumenta los costos y dificulta la adopción de la tecnología.

Una herramienta contable puede ayudar a organizar ingresos, gastos, facturas y reportes financieros. Algunas plataformas también incorporan funciones fiscales, administrativas o documentales, pero su conveniencia dependerá del giro, tamaño y crecimiento previsto de cada negocio.

¿Qué debe analizar una PyME antes de buscar un sistema?

La selección debe comenzar con una revisión de la operación actual. La empresa necesita saber qué actividades realiza, cómo registra sus ingresos y gastos, quién administra la contabilidad y qué procesos todavía dependen de archivos separados o capturas manuales.

También debe reconocer en qué punto se encuentra. Las necesidades de un emprendimiento que comienza a facturar son diferentes a las de una empresa que vende, importa, transforma productos, contrata trabajadores o trabaja con varios proveedores.

“El error más grande es no hacer un análisis completo sobre las necesidades de la empresa, dónde está parada y hacia dónde va. Entonces inviertes en una herramienta que a lo mejor ni necesitabas y te salió muy cara”, explicó Méndez.

El diagnóstico también debe considerar quién utilizará la plataforma. En una empresa pequeña, el propietario puede supervisar directamente las ventas, facturas y gastos, conforme crece la operación, pueden intervenir responsables administrativos, contadores internos, despachos externos y otras áreas.

Definir los usuarios y sus responsabilidades ayudará a calcular las licencias necesarias que deben adquirir y establecer quién podrá capturar, revisar o modificar la información que se genere.

Si la empresa necesita centralizar contabilidad, compras, ventas e inventarios, conviene revisar también cómo funciona un ERP y qué áreas puede conectar.

¿Qué funciones debe tener un software contable?

Las funciones prioritarias dependen del problema que la empresa busca resolver. Un sistema básico puede ser suficiente para registrar operaciones y obtener información financiera, mientras que una organización con mayor volumen podría necesitar automatización, controles fiscales y conexión con otras herramientas.

Entre las funciones que conviene revisar se encuentran la administración de ingresos y gastos, facturación, generación de reportes, seguimiento de obligaciones y actualización de la información.

SIAC señala que su plataforma concentra funciones contables, fiscales y de facturación. De acuerdo con Méndez, también puede descargar información del SAT, analizar los registros y generar reportes para el usuario.

Durante una demostración de un programa que se busca contratar, la empresa debe comprobar qué tareas se realizan automáticamente, qué información requiere configuración y cuáles procesos necesitan intervención de un contador o especialista.

Una plataforma puede mostrar ventas, gastos y reportes financieros, pero la información seguirá dependiendo de los datos utilizados. Si los registros están incompletos o una operación fue clasificada incorrectamente, el sistema no sustituirá la revisión profesional.

¿Conviene contratar una plataforma todo en uno?

Una solución que concentre contabilidad, facturación y funciones fiscales puede reducir la necesidad de trasladar información entre diferentes herramientas. También podría evitar el pago de varias licencias y facilitar que los usuarios consulten la operación desde un mismo lugar.

Sin embargo, tener más módulos no significa necesariamente que el sistema sea adecuado. Una empresa puede terminar pagando por funciones que no utilizará o enfrentarse a una implementación más compleja de lo previsto.

Méndez relató que, antes de desarrollar SIAC, contrató una herramienta que superaba las necesidades de su negocio y no contó con el acompañamiento necesario para aprovecharla.

“Contraté un CRM al principio y era muy robusto, con cosas que ni ocupaba. Nunca me dieron la capacitación que necesitaba y me quedé frustrada, porque gastaste dinero y no recuperaste esa inversión”, indicó.

Una plataforma todo en uno será útil cuando sus módulos respondan a procesos reales y puedan activarse conforme la empresa los necesite. Si las funciones principales son difíciles de configurar o requieren trabajo manual adicional, concentrarlas en un mismo sistema no garantiza una mejor operación.

Cuando la necesidad abarca diferentes áreas, esta guía para elegir un ERP permite revisar criterios como funciones, costos, integraciones y soporte.

Costos que deben revisarse antes de contratar

El costo de un software no se limita a la tarifa anunciada. La cotización puede cambiar según el número de usuarios, módulos contratados, volumen de operaciones y nivel de acompañamiento requerido.

También deben considerarse la implementación, migración de información, capacitación, soporte, actualizaciones y posibles servicios de consultoría.

Una oferta inicial puede resultar atractiva, pero la empresa necesita preguntar qué ocurrirá cuando requiera otro usuario, una función adicional o una configuración distinta. El costo total debe calcularse con base en las necesidades actuales y en el crecimiento previsto.

La CEO de SIAC indicó durante la entrevista que maneja diferentes planes y licenciamientos. Debido a que no se detallaron la periodicidad, los módulos incluidos ni las condiciones de contratación, en Compario recomendamos solicitar una cotización completa y confirmar directamente su alcance.

¿Cómo evaluar la escalabilidad del sistema?

Una empresa puede comenzar con pocas operaciones y posteriormente incorporar personal, clientes, sucursales o nuevas actividades. El software debería permitir este crecimiento sin obligarla a sustituir toda su infraestructura en poco tiempo.

La escalabilidad no consiste solamente en admitir más usuarios. También implica agregar módulos, procesar un mayor volumen de información y adaptar la configuración a cambios en la operación.

Antes de contratar, conviene conocer qué funciones forman parte del plan inicial, cuáles pueden añadirse posteriormente y cuánto costará ampliar el servicio.

La empresa también debe decidir si necesita una solución en la nube o instalada localmente, ya que ambos modelos implican costos y responsabilidades diferentes.

Capacitación y acompañamiento durante la implementación

La demostración permite conocer la interfaz, pero no siempre refleja cómo funcionará el sistema con los procesos reales de la empresa.

El proveedor debería preguntar a qué se dedica el negocio, qué herramientas utiliza, cuáles son sus principales problemas y qué resultados espera obtener. Con esta información puede proponer una configuración adecuada en lugar de ofrecer todos los módulos disponibles.

También debe explicar qué parte de la implementación realizará su equipo, qué información deberá entregar el cliente y cuánto tiempo tomará comenzar a operar.

La capacitación resulta especialmente importante cuando el propietario o el personal administrativo no domina los procesos contables. Un sistema puede tener funciones suficientes y aun así fracasar si las personas responsables no saben utilizarlas.

Preguntas para comparar un software contable

Antes de tomar una decisión, la PyME puede plantear al proveedor las siguientes preguntas:

• ¿Qué procesos contables y administrativos cubre?
• ¿La facturación está incluida o requiere otro módulo?
• ¿Cómo obtiene y actualiza la información fiscal?
• ¿Qué tareas son automáticas y cuáles requieren revisión?
• ¿Puede importar datos del sistema actual?
• ¿Cuántos usuarios incluye el plan?
• ¿Cuál es el costo de agregar módulos o usuarios?
• ¿La implementación y capacitación están incluidas?
• ¿Qué tipo de soporte ofrece?
• ¿La plataforma puede crecer junto con la empresa?

Las respuestas deben quedar reflejadas en la cotización y en las condiciones del servicio. También conviene solicitar una demostración basada en un proceso real de la organización, no solamente en un recorrido general por la plataforma.

Contenido elaborado por Compario a partir de una entrevista con Luz María Méndez, CEO de siacweb.mx. Las funciones mencionadas corresponden a la información proporcionada durante la conversación.