¿Cómo elegir un software de recursos humanos?
Para elegir un software de recursos humanos, la empresa debe analizar sus procesos actuales, modalidades de trabajo, número de empleados, integraciones, presupuesto y necesidades de crecimiento. La mejor plataforma no será la que acumule más funciones, sino la que pueda adaptarse a su operación y automatizar sus procesos prioritarios
Una organización puede tener personal administrativo con horarios fijos, empleados de campo, equipos remotos y trabajadores sujetos a turnos rotativos. Aunque todos formen parte de la misma empresa, cada grupo puede requerir mecanismos distintos para registrar la asistencia, solicitar permisos y reportar incidencias.
Durante en entrevista para Compario, Fernanda Ambriz, Customer Onboarding Executive en Buk, explicó que la implementación debe comenzar con un diagnóstico interno y no con la selección inmediata de una plataforma.
“Muchas personas creen que es simplemente bajar una aplicación, pero implementar tecnología en una empresa parte muchísimo de un diagnóstico interno. Un error podría ser pensar que lo mismo aplica a todas las empresas o incluso, dentro de una misma empresa, a todas sus áreas”, indicó.
¿Qué revisar antes de contratar un software de gestión de personal?
El primer paso es documentar cómo se realizan los procesos actuales. Esto permite identificar qué tareas ya están controladas, cuáles dependen de registros manuales y dónde pueden presentarse errores o duplicidades.
Entre las preguntas que debe responder la empresa se encuentran:
- ¿Cómo registra actualmente la entrada y salida de sus trabajadores?
- ¿Necesita contabilizar los periodos de comida?
- ¿Maneja horarios fijos, flexibles o rotativos?
- ¿Tiene empleados presenciales, remotos, híbridos o de campo?
- ¿Cómo registra las vacaciones, permisos, faltas e incapacidades?
- ¿Quién autoriza las incidencias?
- ¿Los supervisores envían información por correo o mensajería?
- ¿Las incidencias se integran automáticamente con la nómina?
- ¿Necesita conocer la ubicación desde la cual se registra la asistencia?
- ¿Cuenta con personal técnico para realizar integraciones?
¿Qué reportes necesita generar y conservar?
Las respuestas ayudarán a establecer qué módulos son prioritarios. También evitarán que la empresa contrate funciones que no utilizará o elija una plataforma que no se adapte a su operación.
¿Qué opciones existen para registrar la asistencia?
Un sistema puede permitir que los trabajadores registren el inicio y final de su jornada desde una computadora, una aplicación móvil o un reloj checador instalado en el centro de trabajo.
La elección dependerá del tipo de actividad. Para un equipo remoto puede ser suficiente el registro desde una computadora o un teléfono, mientras que una empresa con personal de campo podría necesitar validar el lugar desde el cual se realiza el marcaje.
¿Cómo funciona el registro mediante geolocalización?
Algunas plataformas permiten crear geocercas. Esta función establece un radio alrededor de una oficina, sucursal, obra o ubicación asignada y habilita el registro cuando el trabajador se encuentra dentro de esas coordenadas.
Para utilizarla, la empresa debe configurar previamente las ubicaciones autorizadas. El trabajador también tendrá que habilitar los permisos de localización de la aplicación en su teléfono.
Ambriz explicó que la geolocalización no se utiliza de la misma manera en todas las modalidades. En el trabajo desde casa, los clientes de Buk suelen concentrarse en el cumplimiento de la jornada y las actividades. En operaciones de campo, la geocerca es más solicitada porque los empleados visitan clientes o trabajan en distintos puntos.
Esta función también puede facilitar el registro cuando la persona ya se encuentra cerca de las instalaciones, pero todavía debe ingresar al edificio, utilizar un elevador o desplazarse hasta su área.
La empresa debe evaluar su utilidad y comunicar claramente a los trabajadores cómo funcionará. No conviene activar la ubicación solo porque el sistema la ofrece, sino cuando existe una necesidad operativa definida.
¿Qué módulos necesita una empresa?
Las plataformas de Recursos Humanos pueden incluir asistencia, nómina, reclutamiento, capacitación, evaluación del desempeño, comunicación interna y reconocimiento.
No todas las organizaciones necesitan contratar la totalidad de estos módulos desde el comienzo. Una empresa pequeña puede iniciar con los procesos que le generan mayor carga administrativa y añadir otras funciones conforme aumente su plantilla.
Asistencia e incidencias
El módulo de asistencia puede concentrar información relacionada con:
- Entradas y salidas
- Faltas y retardos
- Horas extra
- Horas no trabajadas.
- Vacaciones
- Permisos con o sin goce de sueldo
- Facilitar jornadas fijas, flexibles o rotativas
Una función que debe evaluarse es la autogestión. Esta permite que el trabajador solicite vacaciones o permisos desde su cuenta, mientras que el responsable recibe la petición para revisarla y autorizarla.
La empresa también debe comprobar qué tipos de turnos puede configurar. Durante la entrevista se mencionaron tres alternativas disponibles en Buk: permanentes, flexibles y rotativas.
- El turno permanente establece horas determinadas de entrada, salida y comida.
- El flexible contabiliza la jornada a partir del momento en que el trabajador inicia sus actividades.
- El rotativo permite modificar horarios y días de descanso de acuerdo con las necesidades de la operación.
Nómina
La conexión entre asistencia y nómina puede reducir la captura manual. El objetivo es que las faltas, permisos y horas extra registradas en un sistema se trasladen al cálculo correspondiente sin volver a introducir la información.
“Definitivamente debe tener conexión con nómina. Así se pueden eliminar errores comunes de los procesos manuales, como subirle un permiso a Juanito cuando era de Pedro o registrar una falta que el supervisor mandó por WhatsApp”, señaló Ambriz.
Esto no significa que todas las incidencias deban aprobarse automáticamente. Procesos como las incapacidades pueden requerir una revisión documental antes de incorporarse a la nómina.
La empresa debe preguntar qué información se sincroniza, quién puede modificarla y qué controles existen antes de cerrar cada periodo.
Reclutamiento, desempeño y capacitación
Los módulos de reclutamiento permiten publicar vacantes y dar seguimiento a los candidatos. Los de desempeño pueden utilizarse para realizar evaluaciones de conocimientos, cumplimiento de objetivos o retroalimentación de 360 grados.
Las plataformas también pueden incluir espacios para publicar cursos, registrar avances y mantener programas de capacitación. Otras funciones buscan concentrar anuncios internos, reconocimientos y comunicaciones dirigidas a los trabajadores.
Para una empresa que apenas comienza a formalizar su gestión, estas herramientas pueden tener una prioridad menor que asistencia y nómina. Su conveniencia dependerá del número de contrataciones, la rotación de personal, los programas de capacitación y la complejidad de la organización.
¿Puede integrarse con los sistemas que ya utiliza la empresa?
Antes de sustituir una herramienta existente, conviene comprobar si el nuevo software puede conectarse con ella.
Una empresa puede conservar su plataforma de nómina y contratar una solución distinta para asistencia. También puede utilizar la combinación contraria. En estos casos, la integración puede realizarse mediante una API que permita intercambiar información entre los sistemas.
No basta con que una de las plataformas tenga una API disponible. La organización necesita confirmar que ambas permitan consultar, enviar y recibir los datos necesarios.
De acuerdo con Ambriz, Buk proporciona un catálogo y orientación sobre los datos que pueden consultarse. La conexión puede realizarla el equipo técnico del cliente o un tercero cuando la empresa no dispone de personal especializado.
La disponibilidad y dificultad de la integración dependerán de las APIs habilitadas por cada plataforma.
¿Cómo debe realizarse la implementación?
La implementación debe considerar los procesos reales de la organización. Los tutoriales generales pueden ayudar a conocer una herramienta, pero difícilmente contemplarán todas las reglas de nómina, prestaciones, turnos, permisos y excepciones de una empresa.
Ambriz explicó que el proceso de Buk combina capacitación y configuración. Durante las sesiones se cargan los trabajadores, se revisan los casos particulares y se establecen las reglas que permanecerán en la plataforma.
“La idea es configurar la plataforma al mismo tiempo que enseñamos a utilizarla. El cliente nos explica los casos que tiene y ahí mismo vamos cargando a los colaboradores y toda la información. Es una implementación a la medida para dejar establecidos sus escenarios”, dijo.
El acompañamiento también puede incluir dudas sobre la configuración de conceptos de nómina, beneficios y prestaciones. La empresa deberá revisar el alcance de esta asesoría y distinguirla del servicio técnico o de una consultoría legal independiente.
¿Cuánto cuesta un software de Recursos Humanos?
El precio puede variar según el número de trabajadores, los módulos contratados y las condiciones del servicio. Por ello, no siempre existe una tarifa única aplicable a todas las empresas.
Buk utiliza una calculadora para proyectar el costo conforme a las características indicadas por el cliente. Este modelo permite seleccionar módulos, pero la empresa debe comprobar qué funciones forman parte de la plataforma base y cuáles representan un cargo adicional. Para comparar propuestas debe considerar los siguientes puntos:
- Costo por trabajador
- Número mínimo de usuarios
- Módulos incluidos
- Precio de implementación
- Capacitación inicial
- Soporte posterior.
- Integraciones mediante API
- Equipos físicos de registro
- Configuración de geocercas
- Migración de información
- Actualizaciones y mantenimiento
- Plazo mínimo de contratación
- Costo por crecimiento de la plantilla.
La comparación no debe limitarse a la mensualidad. Una plataforma con un precio inicial menor puede generar gastos adicionales si requiere capturas manuales, desarrollos externos o contratación de soporte técnico.
Lista para comparar proveedores
Antes de tomar una decisión, la empresa puede solicitar una demostración y comprobar directamente si el sistema admite todas sus modalidades de trabajo, cómo se configuran los horarios fijos, flexibles y rotativos.
Además, es importante saber qué opciones de registro de asistencia ofrece, recordando la obligatoriedad del registro electrónico de personal a partir del 1 de enero de 2027 que se marca en la Reforma de la Jornada Laboral de 40 horas en México.
La facilidad de uso debe formar parte de la evaluación. Una plataforma puede incluir numerosas funciones, pero su adopción será limitada si la persona encargada de recursos humanos, los supervisores o los trabajadores no pueden utilizarla correctamente.
Contenido elaborado por Compario a partir de una entrevista con Fernanda Ambriz, Customer Onboarding Executive en Buk. Las funciones mencionadas corresponden a la información proporcionada durante la conversación.
